"Email continuity is something that is vulnerable from multiple avenues such as power outages and viruses". "We have not had a challenge convincing customers that email continuity is a problem."

                                                                               Adam Dell, Austin, USA.

Noblesse Oblige
 

חברים, אנו חוזרים כאן על הודעתנו מתחילת ינואר:

כדי למשוך גרסאות עדכניות של BOS

עליכם להשלים את הליכי הזמנת הסכם שירות שנתי.

גרסה אחרונה להדגמה תאופשר למבקשים שימוש ניסיוני מוגבל בזמן.
 

P S T

השימוש בראשי תיבות או קיצורי מילה הינה אחת מטכניקות רבות בהן משתמשים אנשי מקצוע כדי לעורר התפעלות. כך, אפילו חייל זב חותם משאיר את אמו פעורת פה בחופשה הראשונה של הטירונות, עם מונולוג שזור קיצורים צבאיים. אצל רופאים בעקר, כל צרוף של שלוש אותיות, המתאר אולי נזלת מתמשכת או פצעון תמים בישבן, משמש סיכה נוספת להידוק הילת העליונות על הראש. אז למה שלאנשי MS EXCHANGE לא יהיו הקיצורים שלהם ? יתכן ומצאו שהצרוף PSF היה תפוס, (?Playstation Sound Format), אז החליטו לקרוא PST לקובצי אחסון אישיים : Personal Storage Files
למרות ש-PST אינן מחלה (דוגמת AIDS, BSE או SARS) הם כן גורמים כאבי ראש גדולים למנהלי מערכות דואר אלקטרוני, שכבר שנים מתלוננים בכל פורום אפשרי ותחת כל עץ רענן, על הקושי בעבודה עמם.

השבוע ראינו כיצד יכולה תיבת הדואר הנכנס שלנו להתנפח במספר דקות עם הודעות ויראליות - וירוס ממש, או הודעה של מערכת האנטי וירוס שהצליחה לעצור אותו. בארצות הברית, עובד טיפוסי במשרד שולח בין 60 ל- 200 מסרים בדואר אלקטרוני כל יום, ומגמת התנועה במערכות ארגוניות של דואל נמצאת בעלייה כל הזמן. גם הגודל הכולל של המסרים גדל, וכך מוצא מנהל המערכות כי נחוץ כל פעם יותר זמן  כדי להתמודד עם העומס.
יש גם את עניין הכפילות: מסרים נשלחים עם עותקים, ונשמרים על ידי השולח והנמענים. מחקר של קבוצת Gartner מעריך כי בכל ארגון קיימים לפחות 3 העתקים לכל פריט דואל (*).

למרות הרושם הכללי שנפח אחסון המידע בעולם גדל כתוצאה מעליה בפעילות רשת האינטרנט, עובדות מצביעות על כך שבכל שנה נוצר מידע של דואר אלקטרוני פי 500 מאשר סה"כ נפח המידע הקיים (ב-TB) ברשת.
בניסיון לנהל קובצי תיבות דואל של Exchange  כבדות ומסורבלות, משתמשים המנהלים ב-PST  -שנועדו להיות כלי ניהולי-כמגרשי גורטאות להשלחת פרטי דואר ישנים, על ידי העברה אוטומטית אליהם של פריטים "בני מעל 3 חודשים", למשל.

מבלי לפגוע בכבודם, חובה לומר כי קובצי PST מתאפיינים באי יציבות ניכרת. הם משתבשים בקלות, והסכנה לאבד את המידע גדלה עם נפח הקובץ.
הגישה לקובץ PST של משתמש יכולה להיות בעיתית, וכך הגיבוי והשחזור של דואר אלקטרוני בארגונים זולל זמן והופך למעמסה. במקרים רבים, מנהלי מערכות מרגישים כי רצף הפעולות לאחזור דואר אלקטרוני של משתמש בודד אורך עד ליממה שלמה להשלמה, זמן ארוך מידי למשתמש הנפוץ, אשר יסתפק בהמשך העבודה ללא המידע, או ביצירתו מחדש.

היות וניתן לפתוח קובץ PST רק ממחשב אחד בו זמנית, המשתמשים והמנהל לא יכולים לעבוד עליו באותה עת. על כן, כדי שמנהל יוכל לשחזר תיבות דואר משובשות מקובץ PST בודד, חייבים כל המשתמשים לסגור אותו. משתמשים עלולים גם למחוק בטעות את קובצי ה-PST שלהם, או לשכוח את הסיסמא לגישה אליהם. כולנו מודעים לקיום של כלים לפיצוח סיסמאות, אמנם זו שוב דרך עוקפת, וארוכה יותר.

(*) הראיון של שמירה בארגון של עותק אחד בלבד של כל פריט - Single Instance Storage (איך לא: SIS) קיבל תנופה לאחרונה מפני שמשמעותו חיסכון בשני שליש נפח אחסון (זמן, וחומרה). אמנם קובצי PST אינם תומכים בSIS . מספר יצרני כלי ניהול לדואר אלקטרוני פתרו את הבעיה על ידי כלי המשמש להזזת קובצי ה-PST לאזור אחסון מרכזי ממנו ניתן לנהל אותם.  אמנם חיסרון אחד עומד: חוסר הגמישות של קבצים אלה בהגיעם לנפח מסוים. לקובצי PST ב-Outlook יש נפח קריטי (שווה ערך המאסה הקריטית במדעי האטום, כנראה) בו קובץ ה-PST מתנדנד וקורס. כל ביט נוסף מעבר ל- 2 GB הנכתב אליו גורם לחסימת הגישה לקובץ, ו-נקבל מסרים מהסוג הבא:

•Errors in background synchronization

•Properties for this information service must be configured prior to use, File access is denied.
•You do not have the permissions required to access this file

בניסיון לעקוף את הבעיה, מנהלים פקחים משתמשים במספר רב של קובצי  PST, כלומר יוצרים קובץ חדש לכל נושא (פרוייקטים, קבוצות, פולדרים, וכו') ונותנים לכל אחד מהם את השם בהתאם. החלוקה מעכבת את מועד הגעתם לגודל של 2 GB, אמנם יום זה מגיע במוקדם או במאוחר.

נקודת התורפה באחזור קבצי PST הינה שלמותם. מספיק שיבוש זעיר שגרם לביט אחד מתוך הקובץ להעלם, כמו שריטה או bad sector בדיסק הקשיח, וכבר אין דרך לשחזר בכלים הזמינים, גם אם נקדיש לעבודה זמן רב.

איך פתרנו עם BOS ?
גרסת BOS האחרונה מאפשרת גיבוי המידע מתוך קובצי ה PST תוך כדי עבודה. התוכנה שומרת את המידע באופן שניתן לשחזר מיידית כל אחד מהפריטים האגורים בתוך ה PST על דורותיו וגרסאותיו השונות.

info@bos.co.il

ניפוץ מיתוסים

• כיבוי המחשב הינה דרך בטוחה למנוע גישה אליו דרך האינטרנט
מחשבים אישיים מודרניים יכולים להדליק את עצמם בשעה מסוימת גם אם הם כבויים לגמרי, וקיימים וירוסים של Windows המסוגלים לעורר את האפיון ב-BIOS שמדליק אותם. וירוסים שיודעים לבצע את קריאת ההתעוררות בדרך כלל עושים זאת בשעות הלילה, בהם ה PC יכול לשמש להם כאמצעי להפצת וירוסים, תוכנות ריגול, וSPAM

פתרון פשוט הוא להסיר את ההגדרה המאפשרת הפעלת המחשב דרך כרטיס הרשת, בתזמון או בדרכים אחרות.

פתרון בטוח יותר בכדי למנוע תופעה כזו היא כיבוי זרם החשמל המגיע למחשב באמצעות מתג - בכל פעם שמכבים את המחשב.

• וירוסים הם בעיה כללית במערכות מחשב
וירוסים הם בעקר בעיה של Windows, והמספרים מדברים בעד עצמם: מתוך כ-  100.000 וירוסים מוכרים, רק 100 פוגעים ב LINUX, ולא ידוע על קיום וירוסים למערכת הפעלה MAC OS . הסיבה אינה רק נפיצות של Windows כמערכת הפעלה, אלה גם שאין בה אבטחה מובנית.
 

ניהול סיכונים

בסקר שערכו PriceWaterhouseCoopers בין מנכ"לים בעולם העריכו הנשאלים את השנה הקרובה ואת התקופה של שלושת השנים הבאות ביחס לקודמות, בהיבט של סיכונים לאירגוניהם. ראו את הסקר המלא